1. Notre engagement en matière de protection des données

La Maison de Santé des Libertés ASBL (ci-après « la Maison de Santé ») accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée.

Lorsque vous êtes patient, travailleur, partenaire ou que vous utilisez notre site internet, nous avons besoin de traiter certaines informations afin d’assurer nos missions et de respecter nos obligations légales.

Cette politique explique, de manière simple et transparente :

quelles données nous utilisons ;
pourquoi nous les utilisons ;
avec qui elles peuvent être partagées ;
combien de temps nous les conservons ;
comment nous les protégeons ;
quels sont vos droits.

2. Qui est responsable de vos données ?

Vos données personnelles sont traitées par la Maison de Santé des Libertés ASBL, responsable du traitement au sens du RGPD.

Pour toute question concernant cette politique ou le traitement de vos données, vous pouvez nous contacter :

Maison de Santé des Libertés ASBL

Rue de l’Association 28

1000 Bruxelles

Tél. : 02/218.35.53

E-mail : gestion@ms-libertes.be

3. Quelles informations utilisons-nous ?

Les données que nous traitons dépendent de votre relation avec la Maison de Santé. Nous collectons uniquement les informations nécessaires à nos missions. Certaines données, notamment les données de santé, sont considérées comme sensibles et bénéficient d’une protection renforcée.

Patient ou usager

Dans le cadre de votre prise en charge, nous traitons notamment les données suivantes :

des données d’identification (nom, prénom, date de naissance, numéro national…) ;
des données de contact (adresse, téléphone, e-mail…) ;
des données administratives (dossier, inscription, suivi…) ;
des données sociales (mutuelle, situation administrative…) ;
des données médicales (diagnostics, traitements, résultats, observations…) ;
des données financières (numéro de compte bancaire, IBAN…) ;
des données liées aux rendez-vous et à la communication.
Travailleurs, candidats et stagiaires

Dans le cadre de la gestion des relations de travail, des recrutements et des stages, nous traitons notamment les données suivantes :

des données d’identification et de contact ;
des informations nécessaires au recrutement (CV, diplômes, lettres de motivation, etc.) ;
des données liées à votre contrat de travail ou à votre convention de stage ;
des données nécessaires à la gestion du personnel (horaires, absences, congés, rémunération, coordonnées bancaires, etc.) ;
des données relatives à votre parcours professionnel (formations, évaluations, compétences).
Administrateurs et membres des organes de gouvernance

Dans le cadre du fonctionnement et de la gouvernance de l’association, nous traitons notamment les données suivantes :

des données d’identification et de contact ;
des informations relatives au mandat exercé ;
des documents administratifs nécessaires au respect des obligations légales applicables aux ASBL ;
des informations utiles à l’organisation des réunions et au suivi des décisions.
Partenaires, prestataires et fournisseurs

Dans le cadre de nos relations professionnelles, nous traitons notamment les données suivantes :

des données d’identification et de contact ;
des informations professionnelles (fonction, organisation, entreprise) ;
des données nécessaires à la gestion des contrats, de la facturation et des paiements ;
des informations liées à nos échanges et au suivi de nos collaborations.
Visiteurs du site internet

Lorsque vous consultez notre site internet, nous traitons notamment :

des données techniques (adresse IP, cookies, navigation…)
les informations que vous nous transmettez via les formulaires.

4. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Nous utilisons vos données uniquement lorsque cela est nécessaire à nos activités et dans le respect de la législation applicable. Elles ne sont jamais vendues ni utilisées à des fins commerciales.

Patient ou usager

Vos données nous permettent notamment de :

gérer votre inscription et votre dossier ;
organiser vos rendez-vous ;
assurer votre prise en charge médicale, paramédicale et psychosociale ;
coordonner vos soins avec les autres professionnels impliqués ;
respecter nos obligations légales, notamment en matière de santé, de facturation et d’archivage.
Travailleurs, candidats et stagiaires

Vos données sont utilisées pour :

gérer les recrutements et les candidatures ;
administrer les contrats de travail et les conventions de stage ;
assurer la gestion quotidienne du personnel (horaires, absences, rémunération, formations, etc.) ;
respecter nos obligations légales, sociales et fiscales.
Administrateurs et membres des organes de gouvernance

Vos données sont utilisées afin de :

assurer le fonctionnement de l’association ;
préparer et suivre les réunions des organes de gouvernance ;
respecter les obligations légales applicables aux ASBL.
Partenaires, prestataires et fournisseurs

Vos données nous permettent de :

gérer les relations contractuelles ;
assurer la facturation, les paiements et le suivi comptable ;
communiquer dans le cadre de nos collaborations.
Visiteurs du site internet

Vos données peuvent être utilisées afin de :

assurer le fonctionnement et la sécurité du site ;
répondre aux demandes envoyées via les formulaires de contact ;
gérer les éventuelles communications (par exemple une newsletter) ;
mesurer la fréquentation du site lorsque cela est applicable et avec votre consentement si celui-ci est requis.

5. Sur quelle base utilisons-nous vos données ?

Le RGPD prévoit plusieurs bases légales permettant l’utilisation de données personnelles. Selon la situation, nous traitons vos données parce que :

cela est nécessaire pour assurer votre prise en charge ou vous fournir des soins ;
nous devons respecter une obligation légale ou réglementaire ;
cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat (contrat de travail, collaboration, inscription, etc.) ;
cela répond à un intérêt légitime de notre association (par exemple assurer la sécurité de nos systèmes ou le bon fonctionnement de nos activités) ;
vous nous avez donné votre consentement, notamment pour certains cookies ou communications.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

Vos données sont traitées de manière confidentielle et uniquement accessibles aux personnes habilitées dans le cadre de leurs fonctions.

Au sein de la Maison de Santé, les professionnels de santé et les membres du personnel administratif impliqués dans votre prise en charge peuvent accéder à votre dossier lorsque cela est nécessaire à l’exercice de leurs missions.

Les professionnels de santé sont soumis au secret professionnel. Dans le cadre d’une prise en charge en équipe, certaines informations peuvent être partagées entre les membres concernés afin d’assurer la continuité et la qualité de vos soins.

Lorsque cela est justifié et conformément au RGPD, certaines données peuvent également être communiquées à des tiers, notamment :

les professionnels de santé participant à votre prise en charge (hôpitaux, laboratoires, pharmacies, kinésithérapeutes ou autres prestataires de soins) ;
les organismes assureurs et les mutualités ;
les médecins-conseils des mutualités ou des compagnies d’assurance ;
les autorités publiques compétentes en matière de santé ou d’action sociale ;
certains partenaires sociaux ou prestataires de services lorsque cela est nécessaire à leurs missions.

Ces échanges sont réalisés dans le respect de la confidentialité et, lorsque cela est nécessaire, via des systèmes sécurisés reconnus dans le secteur de la santé, tels que les plateformes eHealth ou Abrumet.

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire à nos activités ou pendant la durée imposée par la loi.

À titre indicatif :

Données médicales : jusqu’à 30 ans après votre désinscription ou votre dernier contact ;
Données administratives et comptables : jusqu’à 7 ans après l’exercice comptable concerné ;
Données relatives au personnel : jusqu’à 10 ans après la fin de la relation de travail ;
Cookies et traceurs : pendant une durée variable, pouvant aller jusqu’à 12 mois selon leur finalité.

À l’issue de ces périodes, vos données sont supprimées ou rendues anonymes, sauf si une obligation légale ou une situation particulière nécessite de les conserver plus longtemps.

8. Transfert de vos données hors de l’Union européenne ?

Nous privilégions l’hébergement et le traitement de vos données au sein de l’Espace économique européen (EEE).

Si l’utilisation d’un outil ou d’un prestataire technique devait exceptionnellement entraîner un transfert hors EEE, celui-ci serait réalisé uniquement dans le respect des exigences du RGPD et avec les garanties appropriées prévues par la réglementation.

9. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger vos données contre toute perte, utilisation abusive ou accès non autorisé.

Ces mesures comprennent notamment :

des accès limités aux personnes autorisées ;
des systèmes informatiques sécurisés ;
des sauvegardes régulières ;
un archivage sécurisé des documents papier ;
une suppression ou une destruction sécurisée des données lorsqu’elles ne doivent plus être conservées ;
une sensibilisation régulière de notre personnel à la confidentialité.

En cas de violation de données, nous appliquerons les procédures prévues par le RGPD.

10. Gestion des cookies et technologies similaires

Notre site internet (ms-libertes.be) utilise des cookies afin de fonctionner correctement et, avec votre accord, d’améliorer votre expérience.

La liste des cookies utilisés, leurs finalités, leur durée de conservation et les éventuels consentements requis sont précisés dans le tableau ci-dessous.

Type de cookie	Finalité	Durée	Consentement requis
Essentiels	Fonctionnement et sécurité du site	Session	Non
Préférences	Mémoriser vos choix	À définir	Oui
Analytiques	Mesurer la fréquentation du site	À définir	Oui
Cookies tiers	Fournir certaines fonctionnalités	À définir	Oui

Vous pouvez accepter, refuser ou modifier votre choix à tout moment via la bannière de cookies.

11. Vos droits concernant vos données personnelles

Vous disposez notamment des droits suivants :

accéder à vos données ;
demander leur correction ;
demander leur suppression lorsque la loi le permet ;
limiter certains traitements ;
vous opposer à certains traitements ;
récupérer vos données dans un format réutilisable lorsque cela est possible ;
retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant vos données, vous pouvez contacter : gestion@ms-libertes.be.

Nous répondons à votre demande dans un délai d’un mois, sauf cas particuliers prévus par le RGPD.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données ou saisir les tribunaux pour faire valoir vos droits.

12. Évolution de notre politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour afin de tenir compte d’évolutions légales, techniques ou organisationnelles.

La date de la dernière mise à jour figure en première page.

En cas de modification importante, nous vous en informerons par nos moyens de communication habituels.

Politique de confidentialité